Jak implementovat SCRUM ve firmě se zavedeným projektovým řízením

SCRUM se stal v poslední době v České Republice „buzzwordem“, spousta lidí o něm mluví jako o spáse a nástroji, jak zefektivnit IT projekty. SCRUM začínají používat i velké korporace. Může SCRUM naplnit tato očekávání? Jak implementovat SCRUM ve firmě, kde se už projekty řídí podle některé z běžných waterfall projektových metodologií (Prince2, PMI, apod.)?

Nejprve si vydefinujme, co je vlastně SCRUM. SCRUM je agilní metodika pro vývoj software. SCRUM není projektová metodologie. SCRUM neřeší některé projektové disciplíny – finanční plánování, najímání lidí do projektu, řízení rizik, apod. SCRUM neřeší vztah zákazníka (byznysu) a IT.

SCRUM má své výhody:
• Byznys nemusí dopředu detailně definovat zadání a může dolaďovat výsledný produkt spolu s IT
• Akceptační testy bývají rychlejší
• Rychlejší time-to-market – nasazení na produkci po částech
• Každodenní přehled o stavu vývoje

SCRUM má také své nevýhody:
• Je to poměrně velká kulturní změna pro IT i byznys (jiné role, jiný styl práce)
• Může být náročnější na plánování a využití zdrojů a tedy dražší
• Pokud není nasazení na produkci po každém sprintu, ztrácí se výhoda rychlejšího time-to-market
• Nesnadné spojení klasické projektové metodologie a SCRUM metodiky, zejména v projektech, kde se integruje více systémů

SCRUM byl původně používán při vývoji webových aplikací u většinou malých firem. To umožnilo zejména rychlejší time-to-market, tzn. nasazování po jednotlivých funkčních celcích. V dnešní době se začíná SCRUM používat i ve velkých korporacích, kde většinou funguje robustní projektové řízení svázané s poměrně složitým plánováním lidských a finančních zdrojů. Jaké jsou důvody k nasazení SCRUM? To často neví ani v těch firmách.

Pojďme si nyní říct, jak by měla firma postupovat, aby zavedení SCRUMu dávalo smysl a přineslo očekávané výsledky. Celý proces zavedení SCRUMu by měl být řízen korporátní (IT PMO musí spolupracovat) projektovou kanceláří (PMO) a lze ho rozdělit do několika kroků:

1) Problémy a cíle - Jaké současné problémy s IT projekty řeším? Jaké jsou měřitelné cíle, kterých chci dosáhnout? Popsání současného stavu a očekávání byznys a IT stakeholderů je velmi důležité pro nalezení optimálního řešení. Pokud např. stávající problémy jsou příliš drahé IT oddělení nebo nefungující spolupráce mezi IT a byznysem, je potřeba detailně analyzovat příčiny.
2) Alternativy řešení, rozhodnutí jestli SCRUM je nejlepší varianta – nasazení SCRUMu není všelék, je potřeba zvážit všechna možná řešení na základě předchozí analýzy. Vylepšení současné projektové metodologie, např. pomocí design testování, nebo sladění IT a byznys projektové metodologie může být lepším řešením než zavedení SCRUMu.
3) Ustanovení projektového týmu s potřebnými dovednostmi – pokud SCRUM je to pravé řešení, ideální implementace je skrze projekt. Zavedení SCRUMu ovlivní projektovou metodologii. Proto je pro takový transformační projekt důležité vybrat vhodné lidské zdroje, které znají současnou projektovou metodologii a také SCRUM metodiku.
4) Popsat budoucí stav s ohledem na procesy, role/lidi a systémy – je potřeba analyzovat dopady na všechny zainteresované strany, protože SCRUM zavádí procesy a role, které nejsou v běžných waterfall metodikách. Je také potřeba promyslet dopad na projekty, kde nebude implementován SCRUM. Nesmí se opomenout ani dopad na cíle (KPI) liniových i projektových pozic, jejich plánování a hodnocení.
5) Naplánovat přechod ze současného do budoucího stavu – plán zavedení SCRUMu je potřeba komunikovat změny všem zainteresovaným stranám. Pro nové SCRUM role je potřeba najít odborníky s vhodnými dovednostmi, příp. vyškolit stávající zaměstnance.
6) Realizovat přechod s ohledem na finance, lidi, rizika, bežící projekty – je vhodné zvolit pilotní projekt na pilotním systému, kde se vyzkouší nové procesy jak uvnitř SCRUM metodiky, tak v metodologii projektového portfolia. Po pilotním projektu je potřeba transparentně analyzovat a komunikovat výsledky projektu a doladit dotčené procesy.

Trochu jiným příkladem je použití SCRUMu pro SW vývoj v rámci velkého transformačního projektu, který z vícero důvodů nelze řídit pomocí agilní metodiky. Toto spojení waterfall projektové metodologie a SCRUM vývoje SW se nazývá Waterscrumfall. Jeho použití je nutno velmi pečlivě zvážit a naplánovat, ale to je téma na samostatný článek.